قانون ۸۰ ۲۰ را در تمام کارهای تان به کار ببرید.
قانون ۲۰ ۸۰ یکی از مفیدترین مفاهیم در مدیریت زمان است. این فرمول اولین بار به وسیله ویلفردو پارتو در سال ۱۹۸۵ ابداع شد و به همین خاطر به آن اصل پارتو هم گفته می‌شود. در توضیح مفهوم این قانون، او به این نکته اشاره می‌کند که در جوامع امروزی افراد به دو گروه تقسیم می‌شوند. یکی اقلیت تاثیرگذار و مهم هستند که در واقع ۲۰ درصد از جمعیت را تشکیل می‌دهند و صاحبان قدرت و ثروت هستند. به گروه دیگر به اصطلاح اکثریت کم‌اهمیت می‌گویند که ۸۰ درصد مابقی را در برمی‌گیرند.
اهمیت قانون 20 80
او بعدها مشخص کرد که عملاً تمام فعالیت‌ها از همین اصل پیروی می‌کنند. مثلاً ۸۰ درصد از دستاوردهای‌تان حاصل ۲۰ درصد از فعالیت‌های شماست. ۲۰ درصد از کل مشتریان‌تان ۸۰ درصد از فروش کل شما را می‌خرند. در مثال‌های دیگر می‌شود گفت ۲۰ درصد از محصولی که تولید می‌کنید یا خدماتی که ارائه می‌دهید، ۸۰ درصد سود نهایی‌تان را رقم می‌زند و در نهایت ۲۰ درصد از فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید، ۸۰ درصد ارزش آن فعالیت را در بر می‌گیرد و همینطور تا آخر یعنی اگر شما فهرستی از ۱۰ وظیفه مهم در اختیار داشته باشید، ارزش انجام دو اولویت اولی که در آن نوشته‌اید، بیشتر از ۸ مورد دیگر است.
تعداد کارها مقابل اهمیت کارها
البته شاید ۱۰ کاری که در فهرست تان وارد کرده‌اید، هر کدام مقدار زمان مشابهی برای تمام شدن بخواهند ولی در نهایت فقط یک یا دو موردشان ارزش 5 یا 10 برابری نسبت به بقیه دارد. خیلی وقت‌ها حتی ارزش انجام یکی از وظایف که در فهرست آن وارد کرده‌اید، از کل وظایف دیگر موجود در آن فهرست بیشتر است. این کار در واقع همان قورباغه‌ای است که اول باید قورت دهید.
می‌توانید حدس بزنید که افراد به طور میانگین بیشتر در مورد چه کارهایی تنبلی می‌کنند و کدام کارها را پشت گوش می اندازند. حقیقت تلخ این است که اغلب آدم‌ها انجام دهنده وظیفه اول یا ۲۰ درصد از کارهایی را که برای‌شان اهمیت دارد. یعنی همان اقلیت خیلی مهم را نادیده می‌گیرند و و وقت‌شان را صرف ۸۰% از کارهایی می‌کنند که در موفقیت‌شان تاثیر زیادی ندارد و نتیجه برای‌شان به بار نمی‌آورد؛ یعنی همان اکثریت کم اهمیت.
تمرکزتان را روی فعالیت ها قرار دهید نه روی مشغولیت
اغلب می‌بینیم کسانی که تمام مدت روز مشغول هستند در عمل هیچ کار مفیدی انجام ندادند. دلیلش این است که اکثر وقت‌شان را صرف کارهای بی‌اهمیت می‌کنند و از آن یک یا دو فعالیت اصلی و تاثیرگذاری غفلت می‌کنند که با تمام کردن فوری و درست‌شان می‌توانند آینده کاری‌شان را تغییر دهند.
در واقع مهم‌ترین کار شما در روز، سخت‌ترین و پیچیده‌ترین آن‌هاست. ولی نتیجه‌ای که در مقابل درست انجام دادنش میگیرید، خیلی حیاتی و مهم خواهد بود. در نتیجه لازم است تا انرژی و وقت‌تان را صرف آن ۸۰ درصد فعالیت‌های کم ارزش نکنید و روی ۲۰ درصد فعالیت‌های خیلی پراهمیت‌تان متمرکز شوید.
پس بهتر است قبل از شروع هرکاری از خودتان بپرسید که آیا این جزو آن ۲۰ درصد فعالیت‌های مهم است یا ۸۰ درصد کم اهمیت؟
مقاوت در برابر وسوسه انجام کارهای کوچک
فراموش نکنید هر کاری که مکرر انجام شود، در نهایت تبدیل به عادت می‌شود و ترک کردنش کار مشکلی خواهد بود. اگر تصمیم به شروع کارتان و انجام کارهای کوچک و کم اهمیت گرفته‌اید، به این روند عادت می‌کنید و هر روزتان را با انجام کارهای کم اهمیت شروع نخواهید کرد. قطعاً این عادت خوبی برای رشد و حفظ موفقیت نیست.
کارهای کوچک و کم ارزش مثل خرگوش‌ها هستند. مدام تولید مثل و تکثیر می‌کنند و هیچ‌وقت نمی‌توانید به انتهای این روند برسید. مشکل‌ترین بخش هر فعالیت مهم، شروع آن است.
به محض اینکه شروع به انجام آن کار کنید، به صورت طبیعی انگیزه‌تان بیشتر خواهد شد. بخشی از ذهن شما دوست دارد تا روی کارهای مهم و تاثیرگذاری متمرکز باشد که تغییر به وجود می‌آورد. پس وظیفه شماست که این بخش از ذهن‌تان را دائم تقویت کنید.
اهمیت انگیزه دادن به خودتان
حتی فکر کردن در مورد شروع و تمام کردن یک کار مهم به انسان انگیزه می‌دهد. تا تنبلی را کنار بگذارد. نکته قابل توجه این است که در اغلب موارد زمانی که برای انجام کارهای مهم نیاز است، تقریباً به اندازه همان زمانی است که صرف کارهای بی‌اهمیت می‌کنیم. با این تفاوت که انجام کارهای بزرگ و مهم به شما حس رضایتمندی و خشنودی خواهد داد. در عوض با انجام دادن کارهای کوچک و بی‌اهمیت، با استفاده از همان مقدار زمان و انرژی چندان حس رضایتی به شما دست نخواهد داد.
مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی و به نوعی مدیریت شخصی است با مدیریت درست زمان می‌توانید وقایع و رویدادهایی را که در پیش از وقوع کنترل کنید. در نتیجه همیشه می‌توانید خودتان کار بعدی را انتخاب کنید و روی آن کنترل داشته باشید. می‌شود گفت رمز موفقیت‌تان در کار و زندگی قدرت انتخاب بین انجام دادن کارهای مهم و غیر مهم است
افراد موثر که بازده کاری بالایی دارند خودشان را جوری مدیریت می‌کنند تا بتوانند اول کارهای خیلی مهم را در اولویت بگذارند در نتیجه این افراد همیشه یک گام از بقیه جلوتر هستند و احساس رضایتمندی بیشتری خواهند داشت.
